Privacy statement

Privacy statement van de Valkenswaardse Golfclub

De Valkenswaardse Golfclub (hierna: de VGC) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit Privacy statement willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

•  
• Algemeen:

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. De VGC houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

•  
•  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy statement.
•  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
•  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
•  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is.
•  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
•  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als golfclub (vereniging) zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van dit Privacy statement, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens (zie artikel 16).

•  
• Verwerking van persoonsgegevens van leden.

Persoonsgegevens van leden worden door de VGC verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

•  • Verplicht aanmelden van lidmaatschap bij de Nederlandse Golffederatie (NGF).
•  • Voeren van ledenadministratie.
•  • Voeren van financiële administratie.
•  • Heffen c.q. incasseren van verschuldigde contributie.
•  • Verstrekken van informatie via post, e-mail, (beveiligde) website en informatie in ons clubhuis.
•  • Uitnodigen voor en organiseren van bijeenkomsten en evenementen.
•  • Faciliteren van het uitoefenen van de golfsport op onze accommodatie.
•  • Faciliteren van het beheren en exploiteren van ons clubhuis.

De grondslag voor de verwerking van de persoonsgegevens is:

•  • Uitvoeren van een lidmaatschapsovereenkomst (op papier of via het digitale inschrijvingsformulier op onze website).

Voor de bovenstaande doelstelling(en) verwerkt de VGC de volgende persoonsgegevens:

•  • Voornaam
•  • Voorletter(s)
•  • Tussenvoegsel
•  • Achternaam
•  • Geboortedatum
•  • Geslacht
•  • Straatnaam
•  • Huisnummer
•  • Postcode
•  • Woonplaats
•  • Land
•  • (Mobiel) telefoonnummer
•  • E-mailadres
•  • GSN-lidnummer
•  • NGF handicap registratie
•  • Pasfoto

In geval van het verstrekken van een machtiging voor automatische incasso worden de volgende gegevens aanvullend verwerkt:

•  • IBAN-bankrekeningnummer
•  • BIC-bankidentificatie
•  • Tenaamstelling bankrekeningnummer

In het geval een lid gebruik maakt van de golfaccommodatie of deelneemt aan bijeenkomsten of evenementen (toernooi, competitie) worden de volgende gegevens aanvullend verwerkt:

•  • Datum en tijdstip van wedstrijd of baangebruik (reservering, indien van toepassing).

De persoonsgegevens van leden worden door de VGC opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode gedurende de looptijd van het lidmaatschap en maximaal 2 jaar na beëindiging van het lidmaatschap. Daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar ten behoeve van de fiscale bewaarplicht.

•  
• Verwerking van persoonsgegevens van sponsoren en/of leveranciers.

Persoonsgegevens van sponsoren en/of leveranciers worden door de VGC verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

•  • Voeren van financiële administratie.
•  • Verstrekken van informatie via post of e-mail.
•  • Uitnodigen voor en organiseren van bijeenkomsten en evenementen.
•  • Faciliteren van het uitoefenen van de golfsport op onze accommodatie.
•  • Faciliteren van het beheren en exploiteren van ons clubhuis. 

De grondslag voor de verwerking van de persoonsgegevens is:

•  • Uitvoeren van een sponsorovereenkomst en/of leveranciersafspraken.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) verwerkt de VGC naast de bedrijfsnaam mogelijkerwijs de volgende persoonsgegevens:

•  •Voornaam
•  • Voorletter(s)
•  • Tussenvoegsel
•  • Achternaam
•  • Geslacht
•  • Straatnaam
•  • Huisnummer
•  • Postcode
•  • Woonplaats
•  • Postbusnummer
•  • Land
•  • (Mobiel) Telefoonnummer
•  • E-mailadres
•  • IBAN-bankrekeningnummer
•  • BIC-bankidentificatie
•  • Tenaamstelling bankrekeningnummer

De persoonsgegevens van sponsoren en/of leveranciers worden door de VGC opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode gedurende de looptijd van de overeenkomst en maximaal 2 jaar na beëindiging van de overeenkomst. Daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar ten behoeve van de fiscale bewaarplicht.

•  
• Communicatie via e-mail.

Communicatie met onze leden geschiedt bij voorkeur via e-mail. Bij uw aanmelding voor het lidmaatschap dient u daarom een geldig e-mailadres op te geven. Dit e-mailadres geeft u toegang tot onze website. Daarnaast gebruiken we het e-mailadres voor het verzenden van nieuwsbrieven om u te informeren over relevante zaken, nieuwe activiteiten aan te kondigen en verslag te doen van georganiseerde activiteiten. Ook wordt e-mail gebruikt voor informatie en herinneringen over activiteiten. (Zij die niet beschikken over een e-mail adres zullen per post worden geïnformeerd.)

•  
• Gebruik van ledenlijst.

Om het mogelijk te maken dat leden elkaar kunnen bereiken, is het voor leden mogelijk om online (via de website) de ledenlijst te raadplegen. Toegang tot de online ledenlijst is beperkt tot leden en begunstigers van de VGC door middel van een voor anderen niet toegankelijk deel van de website. Authenticatie voor toegang tot het ledendeel van de website is alleen mogelijk door middel van het GSN-nummer.
Daarnaast is een papieren exemplaar van de ledenlijst beschikbaar in het clubhuis.

•  
• Verstrekking aan derden.

De gegevens die aan de VGC worden verstrekt, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Wij sturen uw lidmaatschapsgegevens naar de NGF ten behoeve van het NGF-lidmaatschap en de NGF-pas. Als gevolg van het lidmaatschap is de NGF een verwerkingsverantwoordelijke en is een verwerkersovereenkomst tussen de VGC en de NGF niet vereist. Als VGC maken wij via NGF gebruik van relevante websites.

Verwerking van persoonsgegevens van deelnemers aan de betreffende evenementen vindt hiertoe plaats. Wij maken gebruik van diensten van derde partijen. Ten behoeve van onze administratie, organisatie, planning en communicatie maken wij onder meer gebruik van een “content management systeem” (CMS) voor de website, een toegangssysteem (DMS) in het clubhuis en een pakket voor de financiële administratie.

De afgenomen diensten hiervoor zijn:

•  • Het voeren van onze ledenadministratie
•  • Het voeren van onze financiële administratie
•  • Het faciliteren van geautomatiseerde uitwisseling van gegevens  met de NGF
•  • Het beheren van de content van onze website en informatieschermen
•  • Het verstrekken van relevante informatie via e-mail
•  • Het plannen en registreren van vrijwilligersdiensten 
•  • Het reserveren van een afslagtijd op de golfbaan
•  • Het hosten van onze website en e-mailomgeving (www.valkenswaardsegolfclub.nl)

Voor de uitvoering van onze financiële administratie is het noodzakelijk dat wij persoonsgegevens uitwisselen met banken. Deze banken zijn elk verwerkingsverantwoordelijke en is een verwerkersovereenkomst niet vereist. De (pin)transacties die worden verwerkt door ons kassasysteem zijn niet herleidbaar naar natuurlijke personen.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit is toegestaan of wettelijk verplicht.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

•  
• Binnen de EU.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen gevestigd buiten de Europese Unie.

•  
• Minderjarigen.

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor expliciete toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

•  
• Bewaartermijn.

De VGC bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

•  
• Beveiliging.

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking; zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

Bestuurs- en/of commissieleden die namens de VGC toegang hebben tot persoonsgegevens zijn beperkt tot hetgeen uit hoofde van de betreffende functie noodzakelijk is.

Bestuurs- en/of commissieleden die namens de VGC van persoonsgegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden tot geheimhouding daarvan.

Het gebruik van een gebruikersnaam en wachtwoord is verplicht om toegang te krijgen tot onze systemen.

Netwerkbeveiligingsmaatregelen zoals versleuteling van netwerkverbindingen en firewall.

Periodieke back-ups van de persoonsgegevens worden gemaakt om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.

Indien hiertoe aanleiding is wordt gebruik gemaakt van anonimiseren en encryptie van persoonsgegevens.

•  
• Rechten omtrent uw gegevens.

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u hebben ontvangen. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij vragen u om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voorgenoemde verzoeken. Rectificatie en/of wijziging van uw persoonlijke gegevens is mogelijk via onze ledenadministratie.

Indien wij uw persoonsgegevens mogen verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

•  
• Links naar en van andere websites.

Onze website biedt links naar externe websites en aanbieders. Ons Privacy statement is niet van toepassing op deze externe websites en aanbieders. De VGC is niet aansprakelijk voor het gebruik of de inhoud van internetsites waarnaar wordt verwezen of aanbieders welke gekoppeld zijn aan de website.

•  
• Auteursrecht en intellectuele eigendomsrechten. 

Het auteursrecht van onze website, informatieschermen en alle informatie binnen deze website berusten bij de VGC of bij derden welke met toestemming dit (beeld)materiaal beschikbaar hebben gesteld aan de VGC. Het is dan ook niet toegestaan om de website (en onderdelen daarvan) elektronisch of anderszins te kopiëren, openbaar te maken en/of wijzigingen in (onderdelen van) de website aan te brengen zonder voorafgaande toestemming van de VGC.

•  
• Klachten. 

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Wij zullen in alle redelijkheid uw klacht en/of vragen in behandeling nemen om tot een passende afwikkeling te komen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

•  
• Wijzigingen. 

De VGC behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het Privacy statement. Wij adviseren u dan ook om regelmatig op deze pagina te kijken of er wijzigingen zijn aangebracht. Indien de VGC een belangrijke wijziging doorvoert, die gevolgen heeft voor de wijze waarop de VGC uw persoonsgegevens verwerkt, dan zullen wij dit kenbaar maken via een berichtgeving op onze website en/of in een mail aan alle leden.

•  
• Vragen. 

Mocht u naar aanleiding van ons Privacy statement nog vragen of opmerkingen hebben, neem dan contact met ons op: secretaris@valkenswaardsegolfclub.nl.

F.Baljet.